Rollen & Freigaben
Wer freigeben darf.
FUNKTIONEN · RICHTLINIEN & DOKUMENTE
Richtlinien, die gelesen und bestätigt werden.
Richtlinien durchlaufen einen festgelegten Freigabeweg, werden versioniert und von den Mitarbeitenden zur Kenntnis genommen. Dokumente und Nachweise liegen mit allen Versionen am selben Ort.
Freigabeweg nach dem Vier-Augen-Prinzip
Jede Richtlinie hat einen eigenen Freigabeweg mit Stellen in fester Reihenfolge. Eine neue Version gilt erst, wenn alle Stellen freigegeben haben; die Person, die sie eingereicht hat, kann sie nicht selbst freigeben.
- Entwurf, In Prüfung, Gültig, Ersetzt
- Begründete Rückweisung mit Kommentar
- Einreichen gesperrt, wenn niemand anderes freigeben könnte
Kenntnisnahme durch die Mitarbeitenden
Wer eine Richtlinie lesen muss, bekommt eine Pendenz und bestätigt die Kenntnisnahme. Das Cockpit zeigt, wie viele Bestätigungen fehlen.
Bestehende Freigaben übernehmen
Haben Sie Richtlinien bereits ausserhalb von Varmo freigegeben, übernehmen Sie sie mit Datum und Nachweis. Auch dabei gilt das Vier-Augen-Prinzip.
Dokumente & Nachweise
Verfahrensanweisungen, Verträge, Berichte und Nachweise liegen mit allen Versionen in einem Archiv. Eine Version wird nach dem Vier-Augen-Prinzip freigegeben und bleibt danach unverändert; Dokumente lassen sich als Nachweis mit Anforderungen verknüpfen.
- Versionen mit Status und verantwortlicher Person
- PDF, Office und Bilder bis 50 MB
- Archivieren statt Löschen bei Nachweisen
Passend dazu
Audits & ISMS-Steuerung
Schulungen und Kenntnisnahme als Teil der Steuerung.
Häufige Fragen
Können wir unsere Word-Dokumente weiterverwenden?
Ja. Eine Richtlinie kann aus einer Datei (PDF oder DOCX) oder einem Link bestehen. Varmo verwaltet Freigabe, Versionen und Kenntnisnahme, den Inhalt schreiben Sie wie gewohnt.
Sehen Sie es an Ihrem eigenen Beispiel.
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