Unter „Dokumente & Nachweise“ legen Sie alles ab, was nicht zu den Richtlinien gehört: Nachweise wie Protokolle, Prüfberichte, Verträge und Zertifikate sowie gelenkte Dokumente wie Arbeitsanweisungen oder Formularvorlagen. Jedes Dokument ist versioniert; jede Datei wird vor dem Speichern auf Schadsoftware geprüft.

Bevor Sie beginnen

  • Dokumente anlegen und Versionen hochladen Personen mit den entsprechenden Rechten auf „Dokumente“. Gelenkte Dokumente gibt frei, wer das Recht „Dokumente freigeben“ hat, standardmässig die ISMS-Verantwortlichen und die Fachrolle Oberste Leitung.
  • Richtlinien, Standards und Weisungen mit Freigabeweg und Kenntnisnahme verwalten Sie unter Richtlinien.
  • Entscheiden Sie, welche Art das Dokument hat:
    • Nachweis: belegt, dass etwas geschehen ist. Gilt sofort nach dem Hochladen.
    • Gelenktes Dokument: legt fest, wie etwas zu tun ist. Jede neue Version gibt eine zweite Person frei.

Dokument anlegen und hochladen

  1. Datei wählenHöchstens 50 MB.
  2. Prüfung der DateiLäuft sofort, mit Ladebalken.
  3. Hochladen

    Als neue Version, z. B. „Als v1 hochladen“.

  4. Gültig

    Nachweis sofort; gelenktes Dokument nach Freigabe durch eine andere Person.

Prüfung findet etwas

Die Datei wird nicht gespeichert; Varmo nennt den Grund und einen Ausweg.

Vom Hochladen bis zum gültigen Dokument

Sie wählen eine Datei, Varmo prüft sie sofort auf Schadsoftware, danach laden Sie sie als Version hoch. Ein Nachweis gilt sofort; ein gelenktes Dokument gilt erst, wenn eine andere Person es freigegeben hat. Findet die Prüfung etwas, wird die Datei nicht gespeichert, und Sie sehen den Grund mit einem Ausweg.

  1. Öffnen Sie Dokumente & Nachweise und klicken Sie auf Neues Dokument.
  2. Wählen Sie die Art (Nachweis oder Gelenktes Dokument) und geben Sie Titel und Beschreibung ein.
  3. Klicken Sie auf Anlegen und Nachweis erfassen bzw. Anlegen und erste Version hochladen. Varmo öffnet das Dokument direkt beim Hochladen.
  4. Wählen Sie die Datei aus. Die Prüfung der Datei läuft sofort mit Ladebalken; nach einer sauberen Prüfung steht „Geprüft – keine Schadsoftware gefunden.“
  5. Klicken Sie auf Als v1 hochladen.

Bei Nachweisen können Sie statt einer Datei auch auf den Nachweis in Ihrer Ablage verweisen, zum Beispiel in SharePoint, OneDrive oder im Intranet. Gelenkte Dokumente brauchen immer eine Datei.

Neue Versionen und Freigabe

  • Eine neue Version laden Sie auf dem Dokument unter Neue Version hochladen hoch. Versionen sind unveränderlich; der Verlauf bleibt vollständig erhalten.
  • Ein Nachweis gilt sofort ab dem Hochladen.
  • Ein gelenktes Dokument ist nach dem Hochladen „In Prüfung“. Eine andere Person mit dem Recht „Dokumente freigeben“ gibt die Version frei oder lehnt sie mit Begründung ab. Wer hochgeladen hat, gibt nicht selbst frei.
  • Gibt es ausser Ihnen niemanden, der freigeben könnte, ist das Hochladen gesperrt. Die Seite zeigt dann, was fehlt.

Als Nachweis verknüpfen

Dokumente belegen die Umsetzung von Anforderungen:

  1. Öffnen Sie Anforderungen › Alle Anforderungen und wählen Sie die Anforderung.
  2. Klicken Sie im Abschnitt Nachweise bei „Dokumente & Nachweise“ auf Dokument verknüpfen… und wählen Sie das Dokument.
  3. Den Umsetzungsstatus setzen Sie weiterhin selbst im Abschnitt „Umsetzung“.

Als wirksamer Nachweis zählen nur gültige Nachweise und freigegebene gelenkte Dokumente. Eine Anforderung lässt sich nur als „Umgesetzt“ markieren, wenn sie eine Beschreibung oder einen wirksamen Nachweis hat.

Was danach passiert

  • Nach dem Hochladen eines gelenkten Dokuments erhalten die Personen mit Freigaberecht eine Pendenz in Meine Pendenzen.
  • Nach einer Ablehnung erhält die hochladende Person die Pendenz „Überarbeitete Version hochladen“.
  • Nach der Freigabe gilt das Dokument; neue Versionen durchlaufen erneut die Freigabe.

Archivieren und Löschen

Freigegebene bzw. gültige Dokumente archivieren Sie mit Begründung, statt sie zu löschen. Sie gelten dann nicht mehr und stehen unter Archiviert; alle Versionen und Freigaben bleiben als Nachweis erhalten. Mit Wiederherstellen gilt das Dokument wieder mit dem Stand vor dem Archivieren. Beim Löschen eines Dokuments werden alle Versionen samt Freigaben und die Verknüpfungen als Nachweis bei Anforderungen ebenfalls entfernt.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn die Prüfung etwas findet?

Die Datei wird nicht gespeichert, und Sie sehen den Grund mit einem Ausweg. Abgelehnt werden neben Schadsoftware auch:

  • verschlüsselte oder mit Passwort geschützte Dateien: ohne Schutz speichern (bei PDF z. B. über „Drucken als PDF“),
  • Dateien mit Makros: ohne Makros speichern (z. B. als .docx oder .xlsx) oder als PDF,
  • PDF-Dateien mit JavaScript oder anderen aktiven Inhalten: neu speichern, z. B. über „Drucken als PDF“,
  • zu stark verschachtelte oder entpackt zu grosse Archive: die enthaltenen Dateien einzeln hochladen.

Brauchen Anhänge an Massnahmen oder Assets auch eine Freigabe?

Nein. Bei Dateien gibt es Freigaben nur für gelenkte Dokumente unter „Dokumente & Nachweise“ und für Richtlinien.

Kann ich die Art eines Dokuments später ändern?

Die Art legen Sie beim Anlegen fest. Brauchen Sie die andere Art, legen Sie ein neues Dokument an.