Datenschutzerklärung

1. Verantwortlich

Fragen zum Datenschutz: info@varmo.ch

2. Kundendaten in der Anwendung

Was unsere Kunden in Varmo erfassen (z. B. Assets, Risiken, Vorfälle, Dokumente), bearbeiten wir in ihrem Auftrag als Auftragsbearbeiter. Verantwortlich ist die jeweilige Organisation; Einzelheiten regelt der Auftragsbearbeitungsvertrag. Die Daten jeder Organisation sind technisch strikt getrennt. Wir sehen sie nur, wenn eine Administratorin bzw. ein Administrator der Organisation uns ausdrücklich, befristet und nur lesend Zugriff für den Support gibt; dieser Zugriff wird im Protokoll der Organisation festgehalten.

3. Besuch der Website

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Server technisch nötige Angaben (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser), um die Seite auszuliefern und vor Missbrauch zu schützen. Die Website setzt keine Cookies, verwendet keine Webanalyse und lädt keine Inhalte von Dritten; Schriften liegen auf unserem eigenen Server.

4. Anfragen und Anmeldung für das Paket Free

Wenn Sie eine Demo anfragen, speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Organisation, Sektor, Anzahl Mitarbeitende und Ihre Nachricht, um mit Ihnen einen Termin zu vereinbaren. Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir Ihre IP-Adresse nur in unkenntlich gemachter Form (Hash). Die Anfrage löschen wir spätestens nach 12 Monaten, auf Wunsch früher.

Wenn Sie über die Seite „Individuelle Lösungen“ eine Anfrage stellen, erhalten wir Name, E-Mail-Adresse, Firma bzw. Organisation und, sofern Sie sie angeben, Telefonnummer, Anzahl Mitarbeitende, gewünschten Betrieb, Ihre Interessen und Ihre Nachricht. Wir verwenden diese Angaben nur, um Ihre Anfrage zu beantworten und Ihnen gegebenenfalls ein Angebot zu unterbreiten. Die Anfrage wird nicht in Varmo gespeichert, sondern nur per E-Mail an unser Postfach info@varmo.ch übermittelt und dort bearbeitet (Anbieter: Infomaniak Network SA, Genf (Schweiz)). An die angegebene Adresse senden wir eine Eingangsbestätigung. Wir bewahren die Anfrage so lange auf, wie es für ihre Bearbeitung und ein allfälliges Angebot nötig ist; auf Wunsch löschen wir sie früher. Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Anfragen je IP-Adresse; die IP-Adresse wird dafür nur kurz im Arbeitsspeicher des Servers gehalten und nicht gespeichert.

Wenn Sie sich auf der Website für das Paket Free anmelden, speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Organisation und den Zeitpunkt Ihrer Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung und senden Ihnen einen Bestätigungslink. Erst mit der Bestätigung entstehen Ihr Konto und Ihre Organisation; ab dann gilt Abschnitt 5. Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir Ihre IP-Adresse nur in unkenntlich gemachter Form (Hash). Die Angaben zur Anmeldung löschen wir nach 30 Tagen, auch wenn Sie sie nicht bestätigt haben.

5. Konto und Anmeldung

Für Personen mit Zugang zu Varmo bearbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Organisation. Für die Sicherheit halten wir Anmeldungen fest (Zeitpunkt, Ergebnis, IP-Adresse, Browser); diese Einträge löschen wir nach der Frist, die die Organisation festlegt (Standard 2 Jahre). Aus der IP-Adresse bestimmen wir auf unserem Server mit einer lokalen Datenbank das Land, um auffällige Anmeldeversuche zu erkennen; die Adresse geht dafür nicht an Dritte. Um die Leistung zu überwachen, messen wir Antwortzeiten der Anwendung ohne Bezug zu Personen (nur aufgerufener Bereich und Dauer, 30 Tage). Änderungen an Daten werden in einem unveränderlichen Änderungsprotokoll der Organisation festgehalten, solange die Organisation besteht. Für die Anmeldung verwenden wir ausschliesslich technisch nötige Sitzungs-Cookies.

6. E-Mails

Wir versenden E-Mails nur, wenn sie für den Dienst nötig sind (z. B. Einladung, Passwort, Bestätigung einer Kündigung, Antwort auf eine Anfrage). Für den Versand setzen wir Infomaniak Network SA, Genf (Schweiz) ein.

7. Fehlererfassung

Tritt ein technischer Fehler auf, erfassen wir eine Fehlermeldung in einem selbst betriebenen System. Dabei entfernen wir Cookies, Anfrageinhalte, Parameter und Angaben zur Person, bevor die Meldung gespeichert wird.

8. Speicherort und Weitergabe

Die Daten liegen bei Infomaniak Network SA, Genf (Rechenzentrum in der Schweiz). Wir geben Personendaten nur an Dienstleister weiter, die wir für den Betrieb benötigen (Hosting, Mailversand) und vertraglich zum Datenschutz verpflichtet haben. Wir verkaufen keine Daten und nutzen sie nicht für Werbung.

Bezahlen Sie mit Kreditkarte, geben Sie die Kartendaten direkt bei unserem Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe Ltd., Dublin (Irland), ein; wir erhalten keine vollständigen Kartennummern. Stripe erhält dafür Name, E-Mail-Adresse und Rechnungsadresse des Kontos sowie Paket und Betrag und kann diese Daten auch in den USA bearbeiten. Beim Kauf auf Rechnung gehen keine Daten an Stripe.

9. Aufbewahrung und Löschung

Wir bewahren Daten nur so lange auf, wie es für den Zweck nötig ist oder das Gesetz es verlangt. Nach einer Kündigung bleibt das Konto bis zum Ende des laufenden Zahlungsintervalls nutzbar; danach werden alle Daten der Organisation nach Ablauf der vereinbarten Löschfrist (Standard 30 Tage) endgültig gelöscht, einschliesslich der hochgeladenen Dateien. Vorher können Sie Ihre Daten exportieren. Backups bewahren wir 7 Tage (tägliche Sicherung auf dem Server und tägliche Kopie des Datenspeichers beim Hosting-Anbieter, beide in der Schweiz) auf.

10. Datensicherheit

Wir schützen die Daten mit technischen und organisatorischen Massnahmen, unter anderem verschlüsselter Übertragung, strikter Trennung der Organisationen in der Datenbank, Rechten nach dem Need-to-know-Prinzip, zweitem Faktor für Administratoren, Sperre nach wiederholten Fehlanmeldungen und regelmässigen Backups.

11. Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre Daten verlangen, falsche Daten berichtigen und Daten löschen oder herausgeben lassen, soweit keine gesetzliche Pflicht entgegensteht, und der Bearbeitung widersprechen. Schreiben Sie uns an info@varmo.ch. Betrifft Ihre Anfrage Daten, die eine Organisation in Varmo erfasst hat, leiten wir sie an diese weiter. Ihre Anfrage und unsere Antwort halten wir als Nachweis fest und löschen sie 3 Jahre nach dem Abschluss. Sie können sich zudem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) bzw. bei der zuständigen Aufsichtsbehörde in der EU beschweren.

12. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unser Angebot ändert. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung.