Ihr Konto umfasst alle Organisationen, die Sie in Varmo verwalten, zum Beispiel eine Muttergesellschaft und ihre Töchter. Jede Organisation hat eigene, streng getrennte Daten und eigene Mitglieder. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Organisationen anlegen, archivieren und löschen, Konto und Kontakte pflegen und das Konto kündigen. Er richtet sich an Tenant Admins.

Bevor Sie beginnen

  • Organisationen und Konto verwalten Tenant Admins unter Verwaltung › Organisationen und Verwaltung › Konto & Kontakte.
  • Free und Starter umfassen eine aktive Organisation. Mehrere aktive Organisationen sind ab Pro enthalten. Archivierte Organisationen zählen nicht mit.
  • Daten werden nie zwischen Organisationen geteilt. Jede Person gehört zu genau einer Organisation.

So legen Sie eine Organisation an

  1. Öffnen Sie Verwaltung › Organisationen und klicken Sie auf Organisation anlegen.
  2. Geben Sie den Name der Organisation ein.
  3. Erfassen Sie unter Erste Person Name und E-Mail. Sie erhält die Rolle „ISMS-Verantwortliche/r“ und richtet das ISMS der neuen Organisation ein. Wählen Sie Konto anlegen (mit Startpasswort) oder Per E-Mail einladen; auf Wunsch wird sie auch Tenant Admin.
  4. Klicken Sie auf Organisation anlegen.

Die neue Organisation erhält die Grundausstattung mit Asset-Struktur, Fachrollen und Abläufen. Welche Anforderungskataloge sie automatisch übernimmt, legen Sie in der Karte Vorlage für neue Organisationen fest; bestehende Organisationen ändern sich dadurch nicht.

Mitglieder anderer Organisationen verwalten

Unter Verwaltung › Mitglieder wählen Tenant Admins oben die Organisation, wenn das Konto mehrere hat. So laden Sie Personen ein oder entfernen sie. Fachrollen in der anderen Organisation weist deren ISMS-Verantwortliche/r zu. Die ISMS-Inhalte einer anderen Organisation sehen Sie nicht; dafür braucht es einen Zugang in dieser Organisation. Siehe Mitglieder einladen und Zugang verwalten.

Archivieren, reaktivieren, löschen

  • Archivieren: Die Mitglieder können sich nicht mehr anmelden, alle Daten bleiben erhalten. Sie halten einen Grund fest, etwa „Tochtergesellschaft verkauft“. Mit Reaktivieren können sich die Mitglieder wieder anmelden; dafür braucht Ihr Paket Platz für eine weitere aktive Organisation.
  • Zur Löschung vormerken: Die Mitglieder können sich nicht mehr anmelden. Nach der Löschfrist werden die Organisation, alle Daten und die Anmeldungen ihrer Mitglieder endgültig gelöscht. Zur Bestätigung geben Sie den Namen der Organisation ein. Bis dahin heben Sie das mit Löschung aufheben wieder auf.

Die Löschfrist legen Sie unter Verwaltung › Konto & Kontakte in der Karte Konto fest, zwischen 30 und 365 Tagen (Standard 30). Dort ändern Sie auch den Name des Kontos.

Kontakte und Aufbewahrung

  • In der Karte Kontakte erfassen Sie Ansprechpersonen für Rechnungen, Datenschutzberater/in, Sicherheit und Technik. Um einen Kontakt zu entfernen, leeren Sie den Namen.
  • In der Karte Aufbewahrung legen Sie fest, wie lange Varmo die Anmeldungen aufbewahrt. Danach werden sie jede Nacht gelöscht. Das Änderungsprotokoll bleibt erhalten, solange die Organisation besteht.

So kündigen Sie das Konto

  1. Öffnen Sie Verwaltung › Konto & Kontakte und klicken Sie in der Karte Kündigung auf Konto kündigen.
  2. Lesen Sie die Folgen. Die Kündigung gilt für alle Organisationen des Kontos und lässt sich nicht zurückziehen.
  3. Geben Sie freiwillig an, warum Sie kündigen, und bestätigen Sie das Häkchen.
  4. Klicken Sie auf Kündigen.

Was danach passiert

  • Das Abo endet mit dem laufenden Zahlungsintervall, ohne bezahlte Laufzeit am Ende des laufenden Monats. Bis dahin arbeiten Sie normal weiter; es folgt keine weitere Rechnung bzw. Abbuchung.
  • Alle Tenant Admins erhalten eine Bestätigung per E-Mail. Die Karte Kündigung zeigt das Ende des Abos und das Datum der endgültigen Löschung.
  • Anlegen, Archivieren, Reaktivieren und Löschen von Organisationen sowie Änderungen am Konto stehen im Verwaltungsprotokoll.

Häufige Fragen

Kann ich zwischen Organisationen hin und her wechseln?

Nein. Jede Person gehört zu genau einer Organisation. Als Tenant Admin verwalten Sie die Mitglieder aller Organisationen des Kontos, arbeiten im ISMS aber nur in Ihrer eigenen.

Wir wechseln auf ein Paket mit nur einer Organisation.

Archivieren Sie vorher die übrigen Organisationen. Die Daten bleiben erhalten, und nach einem Wechsel auf ein Paket mit mehreren Organisationen können Sie sie wieder reaktivieren. Siehe Paket und Rechnung verwalten.

Kann ich eine Kündigung zurückziehen?

Nein, eine Kündigung lässt sich nicht zurückziehen. Bis zum Ende des Abos arbeiten Sie aber normal weiter.