Dieser Artikel erklärt, wie die Anmeldung bei Varmo abgesichert ist und welche Regeln Sie festlegen können: Passwort, zweiter Faktor und Passkeys, Sitzungsdauer sowie Single Sign-on über den Anmeldedienst Ihrer Firma. Die Regeln legt ein Tenant Admin fest; das eigene Passwort verwaltet jede Person selbst.

Bevor Sie beginnen

  • Die Regeln für alle Personen finden Sie unter Verwaltung › Anmeldung & Sicherheit. Diese Seite sehen nur Tenant Admins.
  • Die Regeln gelten für alle Organisationen Ihres Kontos. Den zweiten Faktor legen Sie je Organisation fest.
  • Single Sign-on ist ab Paket Pro verfügbar. Sitzungsregeln und zweiter Faktor gibt es in allen Paketen.
  • Passwort

    zusätzlich, wenn der zweite Faktor Pflicht ist

    Code aus einer Authenticator-App
  • Passkey

    ersetzt Passwort und Code

    Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder Sicherheitsschlüssel
  • Single Sign-on (ab Pro)

    für Personen Ihrer Domains

    Anmeldedienst Ihrer Firma
  • Notfallzugang

    nur Tenant Admins

    Passwort und zweiter Faktor für den Notfallzugang
Anmeldewege bei Varmo

Links der Anmeldeweg, rechts was dafür nötig ist. Mit Passwort braucht es zusätzlich einen Code aus einer Authenticator-App, wenn der zweite Faktor für die Organisation Pflicht ist. Ein Passkey ersetzt Passwort und Code. Mit Single Sign-on ab Paket Pro melden sich Personen Ihrer Domains über den Anmeldedienst Ihrer Firma an. Der Notfallzugang für Tenant Admins verlangt Passwort und einen eigenen zweiten Faktor.

Eigenes Passwort und zweiter Faktor

Jede Person ändert ihr Passwort selbst im Benutzermenü oben rechts unter Passwort ändern. Das neue Passwort hat mindestens 12 Zeichen; danach werden Sie auf allen anderen Geräten abgemeldet. Haben Sie Ihr Passwort vergessen, wählen Sie auf der Anmeldeseite Passwort vergessen?.

Verwaltet die Kontoverwaltung der Anmeldung Ihr Konto, öffnet Passwort ändern stattdessen die Seite Anmeldung und Passwort mit dem Button Kontoverwaltung öffnen. Dort ändern Sie Ihr Passwort, richten einen Passkey (Anmeldung mit Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder Sicherheitsschlüssel) oder eine Authenticator-App ein und sehen Ihre angemeldeten Geräte.

Als zweiter Faktor dient ein Code aus einer Authenticator-App oder, in der Kontoverwaltung der Anmeldung, auch ein Sicherheitsschlüssel. Ein Passkey ersetzt Passwort und Code.

So legen Sie die Regeln fest

  1. Öffnen Sie Verwaltung › Anmeldung & Sicherheit.
  2. Wählen Sie unter Sitzungen die Höchstdauer einer Sitzung (12 Stunden als Standard, 8 Stunden oder 4 Stunden) und die Abmeldung nach Inaktivität (1 Stunde als Standard, 30 Minuten oder 15 Minuten) und klicken Sie auf Speichern. Die Regeln gelten ab der nächsten Seite für alle Personen Ihres Kontos.
  3. Schalten Sie unter Zweiter Faktor für jede Organisation mit Pflicht einschalten den zweiten Faktor ein. Die Übersicht zeigt, wie viele Personen bereits ein Gerät eingerichtet haben. Mit Pflicht aufheben wird er wieder freiwillig.

Single Sign-on einrichten (ab Paket Pro)

Mit Single Sign-on melden sich Personen Ihrer Domains über den Anmeldedienst Ihrer Firma an. Unterstützt werden Microsoft Entra ID, andere Dienste mit OpenID Connect und SAML 2.0.

  1. Erfassen Sie unter Domains die Domain Ihrer E-Mail-Adressen und klicken Sie auf Domain hinzufügen.
  2. Legen Sie im DNS Ihrer Domain den angezeigten TXT-Eintrag (Name und Wert) an und klicken Sie auf Jetzt prüfen. Änderungen im DNS können einige Stunden dauern.
  3. Tragen Sie unter Single Sign-on bei Anmeldedienst einrichten die Angaben Ihres Dienstes ein und speichern Sie.
  4. Führen Sie die Testanmeldung durch. Sie machen sie als Tenant Admin mit einer E-Mail-Adresse Ihrer Domains, die im Dienst Ihrer Firma der Anwendung zugewiesen ist. Für andere Personen ändert sich dabei noch nichts.
  5. Richten Sie den Notfallzugang ein: Mindestens ein Tenant Admin braucht ein Passwort und einen eigenen zweiten Faktor dafür, im Benutzermenü unter Zweiter Faktor für den Notfallzugang (ist schon ein Gerät eingerichtet: Weiteres Gerät für den Notfallzugang).
  6. Klicken Sie auf Einschalten.

Optional legen Sie fest:

  • Nur über die Firma anmelden: Personen Ihrer Domains können sich nicht mehr mit Passwort anmelden. Tenant Admins behalten den Notfallzugang.
  • Unser Anmeldedienst verlangt einen zweiten Faktor: Bestätigen Sie das nur, wenn Ihr Dienst bei jeder Anmeldung einen zweiten Faktor verlangt. Sonst fragt Varmo nach der Rückkehr zusätzlich einen eigenen Code ab, wenn der zweite Faktor Pflicht ist.
  • Konto bei der ersten Anmeldung anlegen: Personen Ihrer Domains erhalten bei der ersten Anmeldung automatisch einen Zugang als „Benutzer“ mit der Fachrolle Mitarbeitende, in der gewählten Organisation für neue Personen. Solange sie nur diese Rolle haben, zählen sie nicht zur Benutzergrenze Ihres Pakets; weitere Fachrollen weisen Sie wie gewohnt zu.

Mit Pausieren melden sich alle Personen vorübergehend mit Passwort an, mit Wieder einschalten gilt Single Sign-on erneut. Personen, die bei der ersten Anmeldung automatisch angelegt wurden, haben noch kein Passwort in Varmo; sie legen es während der Pause auf der Anmeldeseite über Passwort vergessen? fest.

Was danach passiert

  • Wer eine Sitzungsregel verletzt, wird abgemeldet und sieht den Grund beim nächsten Anmelden.
  • Ist der zweite Faktor Pflicht, richten alle Personen ihr Gerät direkt nach der nächsten Anmeldung ein; vorher sehen sie keine Daten. Das gilt auch für Sie selbst.
  • Nach dem Einschalten von Single Sign-on werden Personen Ihrer Domains bei der nächsten Anmeldung zum Dienst Ihrer Firma geleitet.
  • Änderungen an diesen Regeln stehen im Verwaltungsprotokoll.

Häufige Fragen

Was passiert nach mehreren falschen Codes?

Nach 5 falschen Codes innerhalb von 15 Minuten ist die Code-Eingabe für 30 Minuten gesperrt und die Sitzung endet. Die Mitgliederliste unter Verwaltung › Mitglieder (siehe Mitglieder einladen und Zugang verwalten) zeigt dann „Anmeldung gesperrt“; ein Tenant Admin hebt die Sperre mit Anmeldung entsperren auf.

Können Mitarbeitende den zweiten Faktor selbst abschalten?

Nein. Ob der zweite Faktor Pflicht ist, entscheidet ein Tenant Admin je Organisation. Für Tenant Admins kann er auch dann Pflicht bleiben, wenn er für die Organisation freiwillig ist.

Was gilt, wenn der Dienst unserer Firma ausfällt?

Tenant Admins melden sich auf der Anmeldeseite über Notfallzugang: mit Passwort anmelden an, mit Passwort und dem zweiten Faktor für den Notfallzugang. Bei Bedarf pausieren sie Single Sign-on.