Mitglieder einladen und Zugang verwalten

Unter Verwaltung › Mitglieder fügen Sie Personen zu Ihrer Organisation hinzu und verwalten ihren Zugang: befristen, deaktivieren, entsperren, Passwort zurücksetzen oder entfernen. Dieser Artikel richtet sich an Tenant Admins und an ISMS-Verantwortliche, die ihr Team einladen.

Bevor Sie beginnen

Mitglieder hinzufügen können Tenant Admins und Personen mit dem Recht, Mitglieder einzuladen, standardmässig die Fachrolle ISMS-Verantwortliche/r.
Den Zugang verwalten (befristen, deaktivieren, entsperren, Passwort zurücksetzen, zum Tenant Admin ernennen) nur Tenant Admins.
Benutzergrenzen je Paket: Gezählt werden „User“, also Tenant Admins und Personen mit mindestens einer Fachrolle ausser Mitarbeitende. Das Paket Free umfasst höchstens 4 User, Starter höchstens 15, ab Pro unbegrenzt. Die Grenze gilt für Ihr ganzes Konto, also für alle Organisationen zusammen. Personen, die nur die Fachrolle Mitarbeitende haben, also Risiken und Vorfälle melden und Richtlinien lesen, sind in allen Paketen unbegrenzt.
Den aktuellen Stand zeigt die Seite Mitglieder oben, zum Beispiel „User Ihres Pakets: 3 von 4“.

So gehen Sie vor

Öffnen Sie Verwaltung › Mitglieder.
Klicken Sie auf Mitglied hinzufügen.
Wählen Sie die Art:
- Konto anlegen: Varmo legt das Konto mit einem Startpasswort an. Die Person kann sich sofort anmelden und legt bei der ersten Anmeldung ein eigenes Passwort fest.
- Per E-Mail einladen: Die Person erhält eine E-Mail mit einem Link und legt damit ihr Passwort fest.
Geben Sie Name und E-Mail ein. Die E-Mail dient als Benutzername für die Anmeldung.
Wählen Sie die Systemrolle: Benutzer für die meisten Personen, Tenant Admin für Personen, die ebenfalls Mitglieder und Zugang verwalten sollen. Die Option Tenant Admin sehen nur Tenant Admins.
Optional, nur bei Benutzer: Befristen Sie den Zugang unter Gastzugang bis (optional), etwa für externe Beraterinnen oder Auditoren. Am Ende des gewählten Tages ist der Zugang automatisch gesperrt.
Weisen Sie unter Fachrollen die passenden Rollen zu, zum Beispiel Oberste Leitung oder Risikoanalyst/in. Das Feld sehen Personen, die Fachrollen zuweisen dürfen. Die Rolle Mitarbeitende erhält jede neue Person automatisch.
Klicken Sie auf Konto anlegen bzw. Einladen.

Zugang verwalten

Hinzugefügt
Konto mit Startpasswort oder Einladung per E-Mail.
Aktiv
Bei einer Einladung, sobald die Person über den Link ihr Passwort festgelegt hat.
Deaktiviert
Überall abgemeldet; Daten, Fachrollen und Zuständigkeiten bleiben. Reaktivieren ist möglich.
Entfernt
Zugang endgültig weg; Einträge im Verlauf bleiben mit dem Namen erhalten.

Gastzugang

Nach dem gewählten Tag ist der Zugang automatisch gesperrt; Sie können ihn verlängern.

Anmeldung gesperrt

Nach mehreren Fehlversuchen kurzzeitig; ein Tenant Admin hebt die Sperre mit „Anmeldung entsperren“ auf.

Lebenszyklus eines Zugangs

In der Liste öffnen Sie bei jeder Person das Menü mit den weiteren Aktionen:

Als Gastzugang befristen bzw. Gastzugang ändern: Nach dem gewählten Tag ist der Zugang automatisch gesperrt. Sie können ihn jederzeit verlängern.
Deaktivieren: Die Person ist überall abgemeldet und kann sich nicht mehr anmelden. Ihre Daten, Fachrollen und Zuständigkeiten bleiben erhalten. Mit Reaktivieren kann sie sich wieder anmelden.
Anmeldung entsperren: Nach mehreren Fehlversuchen ist die Anmeldung kurzzeitig gesperrt; hier heben Sie die Sperre auf.
Zum Tenant Admin ernennen bzw. Rolle Tenant Admin entziehen.

Weitere Aktionen stehen als Symbole in der Zeile:

Passwort zurücksetzen (Schlüssel): Das bisherige Passwort gilt sofort nicht mehr, die Person wird auf allen Geräten abgemeldet und erhält einen Link per E-Mail. Sie selbst sehen nie ein Passwort. Diese Aktion haben nur Tenant Admins, und nicht für das eigene Konto.
Fachrollen bearbeiten (Stift): Fachrollen hinzufügen oder entziehen.
Entfernen (Papierkorb): Die Person verliert den Zugang endgültig.

Was danach passiert

Eine eingeladene Person wird Mitglied, sobald sie über den Link ihr Passwort festgelegt hat. Bis dahin ist für Sie nichts zu tun.
Verlangt Ihre Organisation einen zweiten Faktor, richtet die Person ihn bei der ersten Anmeldung ein, siehe Anmeldung absichern: zweiter Faktor, Sitzungen, SSO.
Beim Entfernen haben Assets der Person danach keinen Eigentümer, und Massnahmen, für die sie allein verantwortlich war, brauchen neue Verantwortliche. Wer das neu festlegen darf, erhält dafür eine Pendenz. Ist die Person zuständige Person in einem Freigabeweg, können dort danach alle Mitglieder der Fachrolle unterschreiben; wer den Freigabeweg ändern darf, erhält eine Pendenz, eine neue Person festzulegen. Ihre übernommenen Pendenzen sind wieder offen. Einträge im Verlauf bleiben mit ihrem Namen erhalten.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn die Benutzergrenze erreicht ist?

Sie können keine weitere Person zum User machen, also keine Fachrolle ausser Mitarbeitende vergeben und niemanden zum Tenant Admin ernennen. Personen nur mit Mitarbeitende fügen Sie weiterhin hinzu. Tenant Admins sehen auf der Seite die Möglichkeit, das Paket zu wechseln.

Kann ich den letzten Tenant Admin entfernen?

Nein. Es muss immer mindestens ein aktiver, unbefristeter Tenant Admin bleiben. Ernennen Sie zuerst eine andere Person.

Deaktivieren oder entfernen?

Deaktivieren Sie, wenn die Person vielleicht zurückkehrt oder ihre Zuständigkeiten erst übergeben werden sollen. Bewährt beim Austritt: zuerst deaktivieren, dann Eigentümerschaften, Verantwortungen und Fachrollen an andere Personen übergeben und erst danach entfernen. Entfernen lässt sich nicht rückgängig machen; bei Bedarf laden Sie die Person neu ein.

Ich habe mehrere Organisationen. Wo verwalte ich deren Mitglieder?

Auf derselben Seite. Wählen Sie oben die Organisation. Fachrollen weist dort die oder der ISMS-Verantwortliche der jeweiligen Organisation zu.