In Varmo erhalten Personen ihre fachlichen Rechte ausschliesslich über Fachrollen. Dieser Artikel erklärt die Standardrollen, wie Sie eigene Rollen anlegen und Personen zuweisen und welche Regeln dabei gelten. Er richtet sich an ISMS-Verantwortliche und Tenant Admins.

Bevor Sie beginnen

  • Es gibt zwei Arten von Rollen. Die Systemrolle (Benutzer oder Tenant Admin) legt fest, wer Mitglieder und Zugang verwaltet. Die Fachrollen legen fest, welche Funktionen eine Person nutzen darf, zum Beispiel Risiken bewerten oder Richtlinien bearbeiten.
  • Fachrollen bearbeiten und zuweisen dürfen Personen mit den entsprechenden Rechten, standardmässig die Fachrolle ISMS-Verantwortliche/r. Jeder Tenant Admin ist automatisch ISMS-Verantwortliche/r.
  • Fachrollen sind in allen Paketen enthalten. Beachten Sie die Benutzergrenze Ihres Pakets: Wer eine Fachrolle ausser Mitarbeitende hat, zählt als User, siehe Mitglieder einladen und Zugang verwalten.
  • Tenant Admin

    automatisch

    ISMS-Verantwortliche/r
  • Jede Person

    automatisch

    Mitarbeitende
  • Benutzer oder Tenant Admin

    zugewiesen, nie von sich selbst

    Weitere Fachrollen, z. B. Risikoanalyst/in
Systemrolle und Fachrollen: Fachliche Rechte kommen nur aus Fachrollen

Links die Person bzw. ihre Systemrolle, rechts die Fachrolle. Jeder Tenant Admin erhält automatisch die Fachrolle ISMS-Verantwortliche/r. Jede Person erhält automatisch die Fachrolle Mitarbeitende. Weitere Fachrollen weist eine andere Person zu; sich selbst Fachrollen zuweisen ist nicht möglich.

Die Standardrollen

Jede Organisation startet mit diesen Fachrollen:

  • ISMS-Verantwortliche/r: verantwortlich für das ISMS, mit allen fachlichen Rechten ausser den Freigaben der obersten Leitung. Die Rechte zur Verwaltung von Mitgliedern und Konto hat nur, wer zusätzlich Tenant Admin ist.
  • Oberste Leitung: gibt Geltungsbereich, Erklärung zur Anwendbarkeit und Dokumente frei, akzeptiert Risiken, die der Risikoeigentümer nach Ihren Risikoakzeptanzkriterien nicht allein tragen darf, und sieht die Managementbewertung. Die Leitlinie gibt der Freigabeweg der Richtlinie frei: Nehmen Sie die Oberste Leitung dort auf (ISO/IEC 27001, Kapitel 5.2).
  • Risikoanalyst/in: prüft und bewertet gemeldete Risiken und plant Massnahmen.
  • Schutzobjektverantwortliche/r: erfasst und pflegt die eigenen Assets und führt dafür Schutzbedarfsanalyse und Sicherheitsverfahren durch.
  • Datenschutzberater/in: prüft Schutzbedarfsanalysen mit Personendaten und begleitet Datenschutz-Folgenabschätzungen.
  • Revision & Audit (nur lesen): Einblick in alle Bereiche und das Audit-Log, ohne Bearbeitungs- oder Freigaberechte.
  • Mitarbeitende: Risiken und Vorfälle melden, Risiken kommentieren, Richtlinien lesen.

ISMS-Verantwortliche/r und Mitarbeitende sind Systemrollen: Sie lassen sich nicht löschen und nicht umbenennen. Die Rechte der Rolle Mitarbeitende lassen sich nicht erweitern; für weitere Rechte legen Sie eine eigene Fachrolle an. Eine Person kann mehrere Fachrollen haben.

So gehen Sie vor

Rollen prüfen und anpassen

  1. Öffnen Sie ISMS-Einstellungen › Organisation & Rollen › Funktionen & Rollen.
  2. Öffnen Sie eine Fachrolle. Unter Rechte wählen Sie die Rechte aus. Bei Rechten zu Assets legen Sie zusätzlich den Bereich fest: Alle Assets oder Nur eigene Assets.
  3. Klicken Sie auf Rechte speichern.

Eigene Rolle anlegen

  1. Klicken Sie auf Fachrolle anlegen.
  2. Geben Sie Name und Beschreibung ein, zum Beispiel „IT-Leitung“ oder „Datenschutz“.
  3. Speichern Sie. Die Rechte wählen Sie danach auf der Seite der Rolle unter Rechte.

Personen zuweisen

  1. Klicken Sie bei der Fachrolle auf Personen verwalten.
  2. Wählen Sie unter Personen hinzufügen die Personen und klicken Sie auf Hinzufügen.

Alternativ weisen Sie unter Verwaltung › Mitglieder pro Person Fachrollen zu.

Regeln, die immer gelten

  • Keine Selbstzuweisung: Niemand kann sich selbst eine Fachrolle zuweisen. Eine andere Person mit dem Recht dazu muss das tun.
  • Mitarbeitende automatisch: Jede neue Person erhält automatisch die Rolle Mitarbeitende. So kann jede Person Risiken und Vorfälle melden und die Richtlinien kennen.
  • Eigene Rolle erweitern: Erweitern Sie die Rechte einer Fachrolle, die Sie selbst haben, fragt Varmo nach einer Begründung. Sie wird als Ausnahme der Aufgabentrennung festgehalten und gilt sofort; die Bewilligungsstelle erhält eine Pendenz, sie zu genehmigen. Besser ist meist, eine andere Person die Änderung vornehmen zu lassen.
  • Aufgabentrennung: Vereint eine Person Aufgaben, die getrennt sein sollten, zeigt Varmo beim Zuweisen eine Warnung. Sie begründen die Ausnahme oder wählen jemand anderen.
  • Zuständigkeit gibt Zugriff: Wer Eigentümer eines Assets oder für eine Massnahme verantwortlich ist, sieht dieses Objekt auch ohne passende Fachrolle.

Was danach passiert

  • Neue Rechte gelten sofort. Die Person sieht die zusätzlichen Bereiche im Menü und erhält die passenden Pendenzen.
  • Braucht ein Ablauf eine Fachrolle ohne Mitglieder, zum Beispiel eine Freigabestelle, wartet der Ablauf. Wer Fachrollen zuweist, erhält die Pendenz Fachrolle „…“ besetzen.

Häufige Fragen

Kann ich eine Fachrolle löschen, die in einem Ablauf verwendet wird?

Nur mit einer Ersatzrolle. Der Dialog zum Löschen zeigt, wo die Rolle verwendet wird, und überträgt alle Verwendungen in einem Schritt auf die gewählte Ersatzrolle.

Ich habe die Standardrollen verändert und möchte zurück.

Wählen Sie auf Funktionen & Rollen die Aktion Standardrollen zurücksetzen. Vorher sehen Sie je Rolle, welche Rechte dazukommen oder wegfallen. Eigene Fachrollen und Zuweisungen bleiben erhalten. Fehlt eine Standardrolle, legt Varmo sie neu an, ohne Mitglieder.

Warum kann ich als Tenant Admin in einer anderen Organisation nur die Rolle ISMS-Verantwortliche/r zuweisen?

Tenant Admins verwalten den Zugang, nicht die fachlichen Rechte. In Organisationen, in denen Sie nicht ISMS-Verantwortliche/r sind, weisen Sie nur diese Rolle zu; alle übrigen Fachrollen vergibt dort die oder der ISMS-Verantwortliche.