Mit dem Datenexport sichern Sie alle Daten einer Organisation als ZIP-Datei, zum Beispiel vor einer Kündigung oder für ein eigenes Archiv. Dieser Artikel richtet sich an Tenant Admins und an ISMS-Verantwortliche, die einen Export bestätigen, und erklärt auch, was bei einer Kündigung mit Ihren Daten passiert.

Bevor Sie beginnen

  • Einen Export beantragt ein Tenant Admin unter Verwaltung › Datenexport. Der Datenexport ist in allen Paketen verfügbar.
  • Bestätigt wird der Export von einer Person mit der Rolle ISMS-Verantwortliche/r dieser Organisation, nie von der Person, die ihn beantragt hat (Vier-Augen-Prinzip). Weil jeder Tenant Admin automatisch ISMS-Verantwortliche/r ist, kann auch ein zweiter Tenant Admin bestätigen.
  • Je Organisation ist immer nur ein offener Antrag möglich.

Was der Export enthält

Die ZIP-Datei enthält alle Daten der gewählten Organisation: je Bereich (z. B. Risiken, Assets) eine Datei im JSON-Format, ein Inhaltsverzeichnis sowie alle hochgeladenen Dateien, etwa Nachweise, Richtlinien und Dokumente. Haben Sie mehrere Organisationen, beantragen Sie den Export für jede einzeln.

So gehen Sie vor

  1. Tenant AdminExport beantragen

    Je Organisation ein offener Antrag.

  2. ISMS-Verantwortliche/rBestätigen

    Nie, wer den Export beantragt hat.

  3. Tenant AdminsHerunterladen

    7 Tage lang.

Zurückgewiesen

Mit Begründung; es entsteht keine Datei.

Nach 7 Tagen

Die Datei wird entfernt, der Antrag bleibt als Nachweis in der Liste.

Datenexport im Vier-Augen-Prinzip

Ein Tenant Admin beantragt den Export einer Organisation. Eine Person mit der Rolle ISMS-Verantwortliche/r dieser Organisation bestätigt ihn, nie die Person, die ihn beantragt hat. Danach entsteht die ZIP-Datei sofort, und Tenant Admins können sie 7 Tage lang herunterladen. Bei einer Zurückweisung entsteht keine Datei. Nach 7 Tagen wird die Datei entfernt, der Antrag bleibt als Nachweis.

  1. Öffnen Sie Verwaltung › Datenexport.
  2. Wählen Sie unter Export beantragen die Organisation.
  3. Klicken Sie auf Export beantragen.
  4. Die oder der ISMS-Verantwortliche der Organisation erhält die Pendenz Datenexport bestätigen unter Meine Pendenzen und klickt auf der Seite Datenexport auf Bestätigen und danach auf Bestätigen und erstellen. Mit Zurückweisen und einer Begründung lehnt sie oder er den Export ab; dann entsteht keine Datei.
  5. Sobald der Stand „Bereit zum Herunterladen“ zeigt, klicken Sie auf Herunterladen.

Was danach passiert

  • Nach der Bestätigung entsteht die Datei sofort. Die Person, die den Export beantragt hat, erhält eine E-Mail „Datenexport bereit“. Die Mail enthält keinen Link zur Datei; Sie laden sie in Varmo herunter.
  • Die Datei ist 7 Tage lang herunterladbar, nur für Tenant Admins. Danach zeigt der Antrag den Stand „Abgelaufen“, und die Datei wird entfernt. Der Antrag selbst bleibt als Nachweis in der Liste.
  • Antrag, Bestätigung oder Ablehnung und jeder Download stehen im Verwaltungsprotokoll.

Die Liste auf der Seite zeigt je Antrag den Stand: „Wartet auf Bestätigung“, „Wird erstellt“, „Bereit zum Herunterladen“, „Abgelehnt“ (mit Begründung), „Abgelaufen“ oder „Fehlgeschlagen“. Ist ein Export fehlgeschlagen, beantragen Sie ihn erneut.

Was bei einer Kündigung mit Ihren Daten passiert

Ein Tenant Admin kündigt unter Verwaltung › Konto & Kontakte im Bereich Kündigung mit Konto kündigen. Die Kündigung gilt für alle Organisationen des Kontos und lässt sich nicht zurückziehen.

  1. Bis zum Ende des Abos arbeiten Sie normal weiter. Das Abo endet mit dem laufenden Zahlungsintervall; es folgt keine weitere Abbuchung bzw. Rechnung.
  2. Nach dem Ende des Abos ist die Anmeldung für alle Personen gesperrt.
  3. Nach der Löschfrist werden alle Daten endgültig gelöscht. Die Löschfrist legen Sie im Bereich Konto fest (zwischen 30 und 365 Tagen, Standard 30 Tage). Das genaue Datum der endgültigen Löschung steht nach der Kündigung im Bereich Kündigung.

Alle Tenant Admins erhalten eine Bestätigung der Kündigung per E-Mail.

Aufbewahrung

Unter Verwaltung › Konto & Kontakte › Aufbewahrung legen Sie fest, wie viele Jahre (1 bis 10, Standard 2) die Anmeldungen (wer sich wann angemeldet hat) aufbewahrt werden; ältere Einträge werden jede Nacht gelöscht. Das Änderungsprotokoll bleibt erhalten, solange die Organisation besteht.

Häufige Fragen

Kann ich nur einen Teil der Daten exportieren?

Nein. Der Export umfasst immer alle Daten und Dateien einer Organisation.

Warum muss jemand anderes den Export bestätigen?

Die Datei enthält vertrauliche Daten Ihres ISMS. Die Bestätigung durch die ISMS-Verantwortlichen stellt sicher, dass kein Export unbemerkt entsteht.

Was geschieht, wenn die 7 Tage abgelaufen sind?

Die Datei wird entfernt. Brauchen Sie sie erneut, beantragen Sie einen neuen Export.

Mehr zum Vier-Augen-Prinzip finden Sie unter Freigaben regeln mit dem Vier-Augen-Prinzip.