Das ISMS meldet sich im Teams-Kanal.

Voraussetzungen

• ✓Varmo Pro oder Ultimate und das Recht „Schnittstellen verwalten“ (standardmässig die ISMS-Verantwortlichen)
• ✓Microsoft 365 mit Teams und die Erlaubnis, in Teams Workflows zu erstellen (Power Automate; Ihre IT kann das einschränken)
• ✓Ein Standard- oder freigegebener Kanal. In privaten Kanälen kann der Workflow laut Microsoft noch nicht als Bot posten.

1. Workflow in Teams erstellen

• ✓Im gewünschten Kanal auf „…“ (Weitere Optionen) › „Workflows“
• ✓Vorlage „Webhookwarnungen an einen Kanal senden“ (englisch „Send webhook alerts to a channel“) wählen
• ✓Namen geben, z. B. „Varmo“, Anmeldung bestätigen, Team und Kanal prüfen und speichern
• ✓Die angezeigte Adresse kopieren. Sie beginnt mit https:// und endet bei Microsoft (…powerplatform.com). Behandeln Sie sie wie ein Passwort: Wer sie kennt, kann in den Kanal schreiben.

2. Kanal in Varmo verbinden

• ✓ISMS-Einstellungen › Schnittstellen › Microsoft Teams › „Kanal verbinden“
• ✓Namen angeben, die Adresse einfügen und die Ereignisse wählen
• ✓Speichern und „Testmeldung senden“: Die Testmeldung erscheint innert Sekunden im Kanal

Welche Meldungen es gibt

• ✓Freigabe wartet: Richtlinie, Dokument, Ausnahme, Schutzbedarfsanalyse, Sicherheitsverfahren, Datenschutz-Folgenabschätzung, Erklärung zur Anwendbarkeit, Risikoakzeptanz oder Behandlungsplan wurde zur Freigabe eingereicht
• ✓Vorfall gemeldet: mit Kennung des Vorfalls
• ✓Risiko gemeldet: ein neues Risiko wartet auf die Prüfung (Importe ausgenommen)
• ✓Fachrolle unbesetzt: eine Fachrolle, die Abläufe brauchen, hat ihr letztes Mitglied verloren
• ✓Pendenzen überfällig: einmal täglich eine Sammelmeldung mit den Kennungen der neu überfälligen Massnahmen und abgelaufenen Ausnahmen sowie der Anzahl überfälliger Risiko-Überprüfungen

Welche Daten nach Teams gehen

Ein Kanal ist keine Person: Alle Mitglieder sehen jede Meldung. Darum enthält die Meldung nur die Art, die Kennung (z. B. „Ausnahme X003“), den Namen Ihrer Organisation in Varmo und einen Link. Titel, Beschreibungen, Personen oder Bewertungen sendet Varmo nicht. Wer den Link öffnet, meldet sich in Varmo an und sieht nur, was er dort sehen darf. Die Meldungen speichert Microsoft wie andere Teams-Nachrichten.

Sicherheit

• ✓Varmo speichert die Adresse verschlüsselt und zeigt sie nie wieder an
• ✓Varmo sendet nur an Adressen von Teams-Workflows bei Microsoft und folgt keinen Weiterleitungen
• ✓Ändern und Entfernen der Kanäle stehen im Änderungsprotokoll
• ✓Ist Teams vorübergehend nicht erreichbar, versucht es Varmo über einige Stunden mehrmals

Häufige Fehlermeldungen

• ✓„Die Adresse stammt nicht aus einem Teams-Workflow“: Kopieren Sie die Adresse im Workflow erneut; Adressen der alten Office-365-Connectoren (…webhook.office.com) funktionieren nicht, Microsoft schaltet sie ab
• ✓„Den Workflow gibt es nicht mehr oder er ist ausgeschaltet“: In Teams › Workflows prüfen und einschalten bzw. neu erstellen und die neue Adresse eintragen
• ✓„Teams hat die Adresse abgelehnt (Signatur ungültig)“: Die Adresse ist unvollständig; erneut kopieren
• ✓„Der Workflow hat die Meldung abgelehnt“: Workflow mit der Vorlage „Webhookwarnungen an einen Kanal senden“ neu erstellen
• ✓Kommt eine Meldung nicht an, erhalten alle mit „Schnittstellen verwalten“ in Varmo eine Pendenz

Abschalten

• ✓Kanal bearbeiten › „Meldungen an diesen Kanal senden“ ausschalten, oder den Kanal entfernen (die Adresse wird gelöscht)
• ✓Den Workflow in Teams löschen Sie dort unter „Workflows“
• ✓Der Workflow gehört der Person, die ihn erstellt hat. Verlässt sie die Firma, fügen Sie vorher in Power Automate eine weitere Person als Besitzerin oder Besitzer hinzu