SCHNITTSTELLEN · IMPORT AUS CSV
Bestehende Listen übernehmen, ohne Abtippen.
Ihr Risikoregister, Ihre Massnahmenliste oder Ihr Inventar liegt in Excel? Varmo übernimmt die Einträge aus einer CSV-Datei. Sie ordnen die Spalten zu, sehen vor dem Import, was passiert, und können jeden Import rückgängig machen.
Enthalten ab Paket Starter
Voraussetzungen
- Varmo Starter, Pro oder Ultimate
- „Schnittstellen verwalten“, um die Verbindung anzulegen, und „Daten importieren“ sowie das Recht, das Ziel anzulegen (z. B. Risiken erfassen); standardmässig haben das die ISMS-Verantwortlichen
- Eine CSV-Datei: erste Zeile mit den Spaltennamen, jede weitere Zeile ein Eintrag
1. Datei vorbereiten
- In Excel: „Datei › Speichern unter › CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)“. Auch Windows-1252 (ältere Excel-Exporte) wird erkannt
- Trennzeichen Semikolon, Komma oder Tabulator; höchstens 5 MB und 10 000 Zeilen
- Eine Spalte mit einer eindeutigen Kennung je Zeile, z. B. die Nummer im bisherigen Tool. Daran erkennt Varmo bei einem späteren Import, was schon da ist
- Pflichtspalten: Risiken, Massnahmen und Ausnahmen brauchen einen Titel, Assets einen Namen und eine Kategorie, Feststellungen Titel und Beschreibung
- Daten als 2026-10-04 oder 4.10.2026; Personen als E-Mail-Adresse; mehrere Werte (z. B. betroffene Assets) getrennt mit Komma oder Semikolon
2. Verbindung anlegen und Ziel wählen
- ISMS-Einstellungen › Schnittstellen › „Schnittstelle hinzufügen“ › CSV-Datei
- „Daten importieren“, Ziel wählen (Risiken, Massnahmen, Ausnahmen, Assets oder Feststellungen) und die Datei hochladen
3. Spalten, Werte und Personen zuordnen
- Felder: Die Spalte mit der Kennung und je Feld die passende Spalte wählen; gleich benannte Spalten schlägt Varmo vor. Statt einer Spalte geht auch ein fester Wert für alle Zeilen
- Werte: Auswahlfelder (z. B. „Stand“ oder „Kategorie“) den Werten in Varmo zuordnen, etwa „offen“ → „Geplant“
- Personen: E-Mail-Adressen von Mitgliedern ordnet Varmo selbst zu, übrige Namen ordnen Sie einem Mitglied zu oder lassen das Feld leer. Namen von Personen ohne Zugang speichert Varmo nicht
- Die Zuordnung bleibt für den nächsten Import gespeichert
4. Vorschau prüfen und importieren
- Die Vorschau zeigt je Zeile: neu, unverändert, aktualisiert, Konflikt, geschützt, fehlerhaft (mit Grund) oder in der Datei nicht mehr vorhanden
- „Import starten“: Der Import läuft im Hintergrund, Sie sehen den Fortschritt und danach einen Bericht
- Fehlerhafte Zeilen werden nicht übernommen; korrigieren Sie sie in der Datei und importieren Sie erneut
Was beim Import gilt
- Alles läuft mit Ihren Rechten und den Regeln von Varmo wie bei einer Erfassung von Hand und steht im Änderungsprotokoll
- Risiken kommen als ungeprüfte Meldung, Massnahmen höchstens „In Umsetzung“, Ausnahmen als Entwurf – Freigaben übernimmt kein Import
- Assets kommen als Vorschlag: Sie erscheinen erst nach der Abnahme im Inventar (Hinweis im Inventar und als Pendenz)
- Was in Varmo schon geprüft, umgesetzt oder freigegeben ist, ändert ein Import nicht („geschützt“); in Varmo gelöschte Einträge werden nicht neu angelegt
- Fehlt eine Zeile beim nächsten Import, meldet Varmo sie als „nicht mehr vorhanden“, löscht aber nichts
- Die Datei wird nach dem Import gelöscht
Wiederholen, Konflikte, Rückgängig
- Wiederholter Import mit derselben Kennung: unveränderte Zeilen bleiben, geänderte werden aktualisiert
- Wurde ein Eintrag seit dem letzten Import in Varmo und in der Datei geändert, entsteht ein Konflikt; welcher Stand gilt, entscheidet die oder der ISMS-Verantwortliche unter „Offene Konflikte“
- Jeder Import lässt sich rückgängig machen: Neue Einträge werden gelöscht, aktualisierte zurückgesetzt – ausser sie wurden seither in Varmo geändert
Häufige Probleme
- Umlaute falsch (z. B. „ä“): In Excel als „CSV UTF-8“ speichern
- Alles in einer Spalte: Trennzeichen prüfen (Semikolon, Komma oder Tabulator) und die erste Zeile mit Spaltennamen
- „Die Kennung fehlt“ bzw. „kommt in der Datei mehrfach vor“: Jede Zeile braucht eine eigene, eindeutige Kennung
- Datum ungültig: Format 2026-10-04 oder 4.10.2026 verwenden
- Import ist im Paket nicht enthalten: Import aus CSV gibt es ab Starter
Passend dazu
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