Das Änderungsprotokoll hält fest, wer wann was in Ihrer Organisation angelegt, geändert oder gelöscht hat – bei Risiken, Assets, Massnahmen, Richtlinien, Dokumenten, Vorfällen, Feststellungen, Ausnahmen und allen weiteren Bereichen. Dieser Artikel erklärt, wer das Protokoll sieht, wie Sie es filtern und exportieren und wie Sie den Verlauf eines einzelnen Objekts lesen. Er richtet sich an die interne und externe Revision und an ISMS-Verantwortliche.

Bevor Sie beginnen

  • Das Änderungsprotokoll sehen Personen mit dem Recht „Audit-Log ansehen“. Standardmässig haben es die Fachrollen Revision & Audit (nur lesen) und ISMS-Verantwortliche/r – und damit auch jeder Tenant Admin.
  • Sie finden es unter ISMS-Steuerung › Änderungsprotokoll. Verwaltungsrechte brauchen Sie dafür nicht.
  • Einträge lassen sich nicht ändern oder löschen, auch nicht von Tenant Admins.

Was das Protokoll festhält

Jeder Eintrag nennt:

  • Zeit: wann die Änderung gespeichert wurde (Schweizer Zeit).
  • Objekt: Kennung und Titel bzw. Name, zum Beispiel „M007 · Backup prüfen“, darunter der Bereich, etwa „Massnahmen“.
  • Aktion: Angelegt, Geändert oder Gelöscht, dazu besondere Aktionen wie „Mitglied hinzugefügt“.
  • Änderungen: die geänderten Angaben als „Feld: alt → neu“, zum Beispiel „Status: Entwurf → Freigegeben“. Bei neu angelegten Objekten stehen die wichtigsten Angaben. Lange Texte sind gekürzt; Angaben ohne eigene Bezeichnung erscheinen als „weitere Angaben“.
  • Person: wer die Änderung vorgenommen hat. „Ohne Person“ steht bei automatischen Schritten, anonymen Meldungen und Personen, die nicht mehr Mitglied sind; „Unbekannt“ bei Änderungen ausserhalb Ihrer Organisation, etwa wenn der Betrieb von Varmo einen Katalog aktualisiert.

So gehen Sie vor

  1. Öffnen Sie ISMS-Steuerung › Änderungsprotokoll.
  2. Wählen Sie den Zeitraum: Letzte 7 Tage, Letzte 30 Tage (Standard), Letzte 90 Tage, Letztes Jahr oder Alles.
  3. Grenzen Sie bei Bedarf auf eine Person oder einen Bereich ein, zum Beispiel „Risiken“ oder „Dokumente & Nachweise“.
  4. Die Seite zeigt 50 Einträge, die neuesten zuerst. Mit Ältere Einträge blättern Sie weiter.
  5. Mit CSV laden Sie die gefilterten Einträge herunter, etwa als Nachweis für ein Audit.

Verlauf eines Objekts

Auf der Seite eines Risikos, Assets, einer Massnahme, Richtlinie, eines Dokuments, Vorfalls, einer Feststellung oder Ausnahme steht unten der Abschnitt Verlauf. Klicken Sie darauf, um ihn aufzuklappen. Er zeigt die Einträge zu diesem Objekt, dazu verbundene Einträge wie neue Versionen einer Richtlinie, Kommentare oder verantwortliche Personen. Den Abschnitt sehen nur Personen, die auch das Änderungsprotokoll sehen.

Was danach passiert

  • Neue Einträge erscheinen sofort.
  • Das Änderungsprotokoll bleibt erhalten, solange die Organisation besteht. Wird sie endgültig gelöscht, ist auch das Protokoll gelöscht.

Häufige Fragen

Warum sehe ich den Menüpunkt nicht?

Ihnen fehlt das Recht „Audit-Log ansehen“. Ein Tenant Admin oder die ISMS-Verantwortlichen können Ihnen die Fachrolle Revision & Audit (nur lesen) zuweisen. Siehe Fachrollen und Rechte.

Sieht die Revision mit dem Protokoll mehr als sonst?

Das Protokoll enthält die Angaben aller Bereiche Ihrer Organisation. Darum ist es dem Recht „Audit-Log ansehen“ vorbehalten; vergeben Sie es nur an Personen, die alles einsehen dürfen.

Kann ich einen Eintrag korrigieren oder löschen?

Nein. Einträge lassen sich nicht ändern oder löschen, damit das Protokoll als Nachweis taugt.