Eine Pendenz ist eine offene Aufgabe, die Sie in Varmo erledigen. Unter Meine Pendenzen finden Sie alle offenen Aufgaben aus allen Bereichen von Varmo: Freigaben, Prüfungen, Massnahmen, fällige Überprüfungen, Kenntnisnahmen und mehr. Dieser Artikel erklärt die persönliche Liste, die Team-Warteschlange, den Kasten „Wie geht es weiter?“ und das Kalender-Abo. Er gilt für alle Personen in Varmo.

Bevor Sie beginnen

  • Meine Pendenzen ist in allen Paketen und für alle Rollen verfügbar, auch für Personen, die nur die Fachrolle Mitarbeitende haben.
  • Sie sehen nur Pendenzen, für die Sie zuständig sind: über eine Fachrolle oder weil Sie Eigentümer, Verantwortliche oder Freigabestelle sind.
  • Pendenzen entstehen und verschwinden automatisch. Ist eine Aufgabe erledigt, fällt sie aus der Liste.

Die Liste lesen

Die Seite hat zwei Ansichten:

  • Mir zugewiesen: Aufgaben, die Sie erledigen. Dazu gehören auch Team-Aufgaben, die Sie übernommen haben, und Aufgaben eines Teams, in dem nur Sie berechtigt sind.
  • Team-Warteschlange: Aufgaben, die mehrere Personen erledigen könnten, zum Beispiel das Prüfen eines gemeldeten Risikos durch eine Prüfrolle.

Die Pendenzen sind nach Fälligkeit gruppiert: Überfällig, In den nächsten 7 Tagen fällig, Später und Ohne Termin. Haben Sie Pendenzen aus mehreren Modulen, filtern Sie mit den Knöpfen über der Liste nach Modul, zum Beispiel nur Risiken. Die Glocke oben rechts zeigt jederzeit, wie viele Pendenzen offen sind.

So gehen Sie vor

  1. Öffnen Sie Meine Pendenzen im Menü.
  2. Klicken Sie bei der Pendenz auf den Knopf mit der Tätigkeit. Varmo öffnet die passende Seite.
  3. Erledigen Sie die Aufgabe dort. Danach verschwindet die Pendenz.
  1. TeamTeam-Warteschlange

    Mehrere Personen könnten die Aufgabe erledigen.

  2. Eine PersonÜbernehmen

    Die Pendenz steht jetzt unter „Mir zugewiesen“.

  3. Dieselbe PersonErledigen

    Danach verschwindet die Pendenz.

Zurückgeben

Die Pendenz steht wieder in der Team-Warteschlange; eine Begründung ist freiwillig.

Übernahme aufheben

Tenant Admins können die Übernahme durch eine andere Person rückgängig machen.

Wieder offen

Verlässt die Person die Organisation oder ist sie nicht mehr zuständig; die Liste nennt den Grund.

Eine Team-Pendenz übernehmen und erledigen

Eine Pendenz, die mehrere Personen erledigen könnten, steht in der Team-Warteschlange. Wer sie übernimmt, hat sie unter Mir zugewiesen, und die anderen sehen, wer sich kümmert. Erledigt die Person die Aufgabe, verschwindet die Pendenz. Mit Zurückgeben steht sie wieder in der Team-Warteschlange; Tenant Admins können eine Übernahme aufheben. Verlässt die Person die Organisation oder ist sie nicht mehr zuständig, ist die Pendenz wieder offen.

Team-Aufgaben übernehmen

  1. Wechseln Sie zu Team-Warteschlange.
  2. Klicken Sie auf Übernehmen. Die Pendenz steht jetzt unter Mir zugewiesen, und die anderen sehen, dass Sie sich darum kümmern.
  3. Können Sie die Aufgabe doch nicht erledigen, wählen Sie Zurückgeben. Eine Begründung ist freiwillig; wer die Pendenz danach übernimmt, sieht sie.

Ist eine Pendenz mehreren Personen direkt zugewiesen, heisst der Knopf Annehmen. Wer annimmt, übernimmt die Pendenz für alle. Tenant Admins können eine Übernahme durch eine andere Person mit Übernahme aufheben rückgängig machen.

„Wie geht es weiter?“

Jede Seite eines Ablaufs, etwa eine Richtlinie in Freigabe oder ein gemeldetes Risiko, zeigt oben einen Kasten mit dem Stand aus Ihrer Sicht:

  • Ihre Aufgabe: Sie sind dran. Der Kasten enthält den passenden Knopf.
  • Für Sie nichts zu tun: Jemand anderes ist dran. Der Kasten nennt die Person oder Rolle und wann Sie wieder eine Pendenz erhalten.
  • Abgeschlossen: Der Ablauf ist fertig, gegebenenfalls mit dem nächsten Termin.

Darunter zeigt So geht es weiter die folgenden Schritte. Nach jeder Aktion bestätigt eine Meldung, was jetzt passiert, oft mit einem Link zur nächsten Tätigkeit oder zu Meine Pendenzen.

Fristen im Kalender

Mit dem Kalender-Abo sehen Sie Ihre Fristen aus Meine Pendenzen in Outlook, Google Kalender oder Apple Kalender. Das Abo ist in allen Paketen enthalten.

  1. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Kürzel und wählen Sie Kalender-Abo.
  2. Klicken Sie auf Abo-Adresse erzeugen und kopieren Sie die Adresse. Behandeln Sie sie wie ein Passwort.
  3. Fügen Sie die Adresse in Ihrer Kalender-App als Abo aus dem Internet ein.

Der Kalender zeigt nur Ihre eigenen Fristen und nur zum Lesen, standardmässig ohne den Titel des Objekts. Er übernimmt Änderungen mit Verzögerung; massgeblich bleibt Meine Pendenzen. Details stehen in der Anleitung Kalender-Abo.

Häufige Fragen

Warum sehe ich eine Pendenz nicht mehr, die ich nicht erledigt habe?

Eine andere Person hat sie übernommen oder erledigt, oder Sie sind nicht mehr zuständig, zum Beispiel weil Ihnen eine Fachrolle entzogen wurde.

Was bedeutet die Pendenz „Fachrolle … besetzen“?

Ein Ablauf braucht eine Fachrolle, in der niemand ist. Der Ablauf wartet, bis jemand die Rolle besetzt. Siehe Fachrollen und Rechte festlegen.

Kann ich das Kalender-Abo beenden?

Ja. Unter Kalender-Abo wählen Sie Abo beenden. Die Adresse funktioniert danach nicht mehr. Entfernen Sie den Kalender auch in Ihrer Kalender-App.